Speerpunten 2023
In 2022 en 2023 zijn het bestuur en het Management Team deels interim ingevuld en de opvolgend bestuurder trad per 1 april 2023 aan. Daarom is samen met de raad van commissarissen en het coöperatiebestuur besloten om pas eind 2023 een nieuw strategisch plan te ontwikkelen (klik hier voor de strategie 2024-2026). Wel is voor de eerste helft van 2023 een halfjaarplan vastgesteld. Het doel hiervan was om focus op een aantal belangrijke doelen te hebben en de nieuwe bestuurder voldoende ruimte te geven om na zijn aantreden zijn eigen aanvullingen en nuances aan te brengen.
In het verslagjaar hebben we gefocust op vier speerpunten:
1. Behoud van continuïteit van triage
2. Huisartsen
3. Medewerkers
4. Organisatieontwikkeling & bedrijfsprocessen op orde
Behoud van continuïteit van triage
De triage is het kloppend hart van de huisartsenspoedposten. We hebben vier stappen gezet om de continuïteit van de triage te waarborgen.
1. Verhoging efficiëntie van de triage
Om de efficiëntie te verhogen zijn we twee projecten gestart. Het eerste behelsde het optimaliseren van de telefonische triage door met Map Stream het zorgproces in kaart te brengen en te stroomlijnen. Het tweede is het project digitale triage. 2023 is gebruikt om bestaande digitale oplossingen te inventariseren.
2. Verbinding inzet medewerkers posten op triage
We hebben in het verslagjaar op vrijwillige basis een beroep gedaan op medewerkers van de posten om ingewerkt te worden op triage. Medewerkers kunnen dan vanuit het triagecentrum of vanuit de post het triage proces ondersteunen als terugbeller of soms als triagist.
3. Ontwikkeling geïntegreerde spoedzorg
De IZA stuurt op verdergaande regionalisering en geïntegreerde spoedzorg. De ontwikkeling van regionale spoedpleinen en Zorg Coördinatie (ZC) zijn daar onderdeel van. HAPOB heeft zich het afgelopen jaar gefocust op de (pilot) projecten die bijdragen aan de geïntegreerde spoedzorg. Onze bestuurder is voorzitter van de werkgroep Zorgcoördinatie van het NAZB. HAPOB is in verschillende regio’s betrokken bij de opzet van spoedpleinen en initiatieven die bijdragen aan zorgcoördinatie.
4. Definitieve besluitvorming toekomst posten Oss en Bommelerwaard
Samen met de regionale huisartsenbesturen is gekeken naar een toekomstbestendige inrichting van de huisartsenspoedzorg in ANW-uren in regio’s Oss & Bommelerwaard. De posten Oss en Bommelerwaard hadden te maken met een tijdelijke sluiting. Deze werd veroorzaakt door de grote zorgvraag enerzijds en te weinig beschikbaar zorgpersoneel anderzijds. De tijdelijke sluiting is gebruikt om de toekomst van beide posten te onderzoeken. De conclusie was dat heropening van de huisartsenspoedposten niet wenselijk was. De post Oss is per 1 juni 2023 definitief gesloten. De post Bommelerwaard zal per 1 april 2024 definitief sluiten.
Er blijft, ook na sluiting, ruimschoots voldaan worden aan de gestelde bereikbaarheidsnorm van het RIVM.
Medewerkers
Communicatie
Voor iedere medewerker in de organisatie is het belangrijk te weten waar we als HAPOB aan werken en waarom bepaalde keuzes gemaakt worden. In 2023 hebben we de interne communicatiewijze inzichtelijk gemaakt door met elkaar af te spreken hoe we communiceren (vb. HAPplein) maar ook door het organiseren van “Zicht op HAP” een overleg waarbij zowel MT als teammanagers en vertegenwoordiging uit de service organisatie en het bestuursbureau bij elkaar komen voor het terugkijken, vooruitkijken en het bespreken van gezamenlijke doelen.
Samen Roosteren
Het project Samen Roosteren richt zich op de implementatie van de zelfroostermodule voor medewerkers, inclusief technische configuratie. Met Samen Roosteren is een goede eerste stap gemaakt. Na de evaluatie in 2024 worden volgende stappen gezet om het roosterproces te optimaliseren.
Evenwichtige primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden
Een aantal secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen is herzien. Denk aan de leasefietsregeling, de inrichting van de thuiswerkplek, of aan FiscFree, waarmee medewerkers opgebouwde bovenwettelijke uren en brutoloon kunnen inzetten voor o.a. fitness.
Herijken functiehuis
Er is in kaart gebracht voor welke functies er een (actuele) functiebeschrijving aanwezig is. Van een aantal functies zijn de functieomschrijvingen (opnieuw) beschreven en gewogen (o.a. teammanagers Zorg, Manager Zorg, Manager Bestuursbureau). In 2024 zullen de overige functies volgen. Dit is een langlopend project met als doel transparantie en duidelijkheid over het functiehuis.
Huisartsen
ANW-tarieven/ vrij roosteren
Om aanspraak te kunnen maken op de gedifferentieerde tarieven hebben we in 2023 een ANW–plan ingevoerd. Waarnemers kunnen zich voortaan aansluiten bij de huisartsenspoedpost (mits zij zich committeren aan 50 diensturen per jaar). Hiervoor was een statutenwijziging noodzakelijk. Daarnaast heeft de huisartsenspoedpost vrij roosteren ingevoerd. De aangesloten huisartsen kunnen voortaan zelf individuele roosterwensen ingeven in het systeem.
Ontwikkelen en implementeren van overlegmodel tussen huisartsen en zorgmedewerkers
Het is de wens van HAPOB om te komen tot een vastgesteld overlegmodel dat breed in de organisatie gehanteerd wordt door huisartsen en triage. In 2023 is daarom gestart met campagne en scholingen. Scholingen worden gegeven aan gezamenlijke groepen van huisartsen, triagisten en doktersassistenten. De scholingen zullen een vervolg krijgen in 2024.
Verder uitbouwen mogelijkheden van functiedifferentiatie
Met de functiedifferentiatie willen we de werkdruk verlagen, zorgen voor voldoende bezetting in het zorgproces en de inzet van de flexibele schil optimaliseren. We haken aan op initiatieven in de regio zoals de inzet van wijkverpleging bij visites in regio Helmond. In 2023 is ook een profiel van de kernteamarts opgesteld en aangeboden aan de andere regio’s. Daar wordt nu onderzocht op welke manier zij het kernteam gaan inrichten.
Organisatieontwikkeling en bedrijfsprocessen in orde
Staande organisatie inrichten en ontwikkelen
Organisatieontwikkeling richtte zich in 2023 op het creëren van verbinding en samenwerking tussen en binnen de verschillende organisatieonderdelen. In de eerste maanden van 2023 is hieraan gewerkt door de inrichting van ‘zicht op Huisartsenposten Oost–Brabant’ en o.a. het organiseren van een dag voor leidinggevenden. Daar lag de nadruk op de verbinding en hoe deze in de dagelijkse samenwerking vorm te geven.
Verder hebben we ingezet op de ontwikkeling van teams en medewerkers om ze in positie te brengen t.b.v. een slagvaardige organisatie. We begonnen met de teammanagers posten en triage. Het resultaat was dat teammanagers zelfstandiger werken, meer regie hebben op functie–inhoudelijke taken, waaronder verantwoording voor personeel, bewaken kwaliteit, aansturing van teams, verbeteringen in het zorgproces en bijkomende samenwerking met ketenpartners. De teammanagers primair proces en de collega’s van F&C, K&V en HR zoeken actief de samenwerking met elkaar, waardoor processen verbeterd kunnen worden en de kwaliteit verhoogd en geborgd. Ook de onderlinge samenwerking tussen de teammanagers wordt sterker.
Certificering kwaliteitssysteem
In 2023 heeft HAPOB zich als doel gesteld een NPA certificering te verkrijgen. De NPA-audit heeft succesvol plaatsgevonden op 30 en 31 oktober.
Herinrichting kantoor
De locatie Bruistensingel (inclusief triage/leercentrum Den Bosch) voldoet niet aan de huidige werkwijze van de HAP. In 2023 is daarom een start gemaakt om te komen tot een flexibele werkplekindeling, voldoende vergaderruimtes en een inspirerende werkomgeving. Hiervoor is een verbouwing noodzakelijk. Het verbouwingsplan is in 2023 op hoofdlijnen uitgewerkt. De verwachting is dat in het najaar de daadwerkelijke verbouwing start. In 2024 zullen ook de mogelijkheden op de locatie Eindhoven worden bekeken.
Beschikbaarheid van managementinformatie inrichten
De implementatie van een Business Intelligence (BI) systeem en de vormgeving van een goede rapportagestructuur moeten ervoor zorgen dat we meer op basis van feiten gaan sturen. De implementatie van de BI-Tool is opgestart per oktober 2023. Er is inmiddels een start gemaakt met het inrichten van de zorgdashboards en het financiële dashboard. Beide dashboards zijn in het najaar in concept opgeleverd. In 2024 volgen de optimalisatie/ uitbreiding van de zorgdashboards, HR-dashboards en QA-dashboards. Naar verwachting zal het project mei 2024 worden afgerond.
Herijken incidentenflows
Het incidentenproces is geëvalueerd en er is gekeken naar een aansluitende inrichting in Zenya en dashboard. De module Zenya Flow (meldingstypen zoals klachten, incidenten, claims, verbeteren, etc.) zal deels opnieuw worden ingericht. Hiermee is in 2023 gestart. Afronding vindt vermoedelijk plaats in het eerste kwartaal van 2024.
Inrichten kwaliteitskalender
In 2023 is er een kwaliteitskalender ontwikkeld. Dit is een jaarkalender waarin maanden zijn gereserveerd om belangrijke thema’s vanuit kwaliteit en veiligheid organisatie breed uit te lichten, evalueren en verder/ beter in te richten. In iedere maand is een (kwaliteit)onderwerp uitgelicht. In de jaarkalender zijn maanden gereserveerd om belangrijke thema’s organisatie breed uit te lichten, evalueren en verder/beter in te richten. De kalender loopt vanaf 1-1-2024. Januari is bijvoorbeeld de maand van de privacy. Beleid wordt geëvalueerd, bewustwordingscampagne loopt. Een escaperoom van het NAZB is onderdeel van deze campagne.